Jak tworzyć informacje o zawodach funkcjonujących na rynku pracy?
Cztery etapy tworzenia informacji o zawodzie
Opracowanie informacji o zawodzie obejmuje cztery wzajemnie uzupełniające się i następujące po sobie etapy. W pierwszym etapie instytucja odpowiedzialna za sporządzanie informacji o zawodach musi zorganizować współpracę z ekspertami, których scharakteryzowano w elemencie „Kto uczestniczy w przygotowaniu informacji o zawodzie?”. W drugim etapie zespół ekspercki opracowuje wstępny projekt informacji o zawodzie, który jest poddawany pierwszej walidacji wewnętrznej. W trzecim etapie kolejne wersje projektu informacji o zawodzie poddawane są ocenie prowadzonej z udziałem ekspertów odpowiedzialnych za recenzowanie, ewaluację i drugą walidację informacji o zawodzie. W czwartym etapie pojawia się wersja ostateczna informacji o zawodzie, która musi być poprzedzona redakcją techniczną, językową i merytoryczną wykonaną przez specjalistów z tego zakresu. Ilustrację graficzną przebiegu wszystkich czterech etapów przedstawia powyższy rysunek.
Zorganizowanie współpracy instytucji/podmiotu odpowiedzialnego za sporządzanie informacji o zawodach z ekspertami
Instytucja odpowiedzialna za sporządzanie informacji o zawodach ogłasza nabór i zaprasza do współpracy ekspertów zewnętrznych będących przedstawicielami partnerów społecznych (organizacji pracodawców i pracowników), stowarzyszeń branżowych, Instytucji Rynku Pracy i innych ekspertów – znawców danego zawodu i/lub grupy zawodów. Eksperci są wyłaniani w procesie rekrutacji (patrz element „Kto uczestniczy w przygotowaniu informacji o zawodzie?”) zgodnie z zasadą jawnej i uczciwej konkurencji.
Podczas rekrutacji należy przestrzegać zasady niezależności osób tworzących informacje o zawodach od osób oceniających – eksperci nie mogą pochodzić z tych samych lub zależnych organizacji.
W projekcie należy uwzględnić ponadto zasadę równego traktowania mężczyzn i kobiet oraz dostępu dla osób z niepełnosprawnościami, z możliwością pomocy na czas pełnienia funkcji eksperckich.
Instytucja odpowiedzialna za sporządzenie informacji o zawodach powinna zapewnić stałe wsparcie doradcze i konsultacyjne (w trybie stacjonarnym i/lub zdalnym) zespołom eksperckim, recenzentom, ewaluatorom oraz ekspertom odpowiedzialnym za walidację i jakość.
Opracowanie wstępnej wersji informacji o zawodzie (pierwsza walidacja i pierwszy projekt)
Zespół ekspercki gromadzi, analizuje i opracowuje informacje o zawodzie zgodnie ze strukturą modelu informacji o zawodzie (patrz element „Charakterystyka - model informacji o zawodzie”) oraz z wykorzystaniem „Formularza opracowywania informacji o zawodzie”. Na podstawie zebranych i wyselekcjonowanych danych i informacji oraz wiedzy własnej zespół ekspercki wypełnia treścią formularz i przekazuje go do zespołu ds. walidacji i jakości,
który dokonuje pierwszej walidacji wewnętrznej wstępnego projektu informacji o zawodzie. Wyniki walidacji zostają przekazane zespołowi eksperckiemu w formie „Notatki nr 1 z walidacji wewnętrznej wstępnego projektu informacji o zawodzie”.
Po poprawieniu wstępnego projektu informacji o zawodzie zgodnie z uwagami zespołu ds. walidacji i jakości zespół ekspercki przygotowuje i przeprowadza badanie ankietowe opinii przedstawicieli zawodu (pracownik wykonujący dany zawód oraz – jeśli to możliwe – jego przełożony). W przypadku aktualizacji informacji o zawodzie (dotyczy to projektu INFODORADCA+, zawody grupy A z załączonej listy 1000 zawodów) należy zebrać minimum 4 opinie w dwóch przedsiębiorstwach/instytucjach. Dla zawodów grupy C z tej samej listy należy zebrać minimum 6 opinii w trzech przedsiębiorstwach/instytucjach. Wzór kwestionariusza ankiety zawiera "Kwestionariusz ankiety badawczej wstępnego projektu informacji o zawodzie", a wzór raportu dokument "Raport z badania ankietowego wstępnego projektu informacji o zawodzie".
Zespół ekspercki, zgodnie z opiniami i rekomendacjami zawartymi w raporcie z badań (dotyczy to zawodów grupy A i C) z udziałem przedstawicieli danego zawodu, poprawia wstępną wersję informacji, która staje się pierwszą wersją projektu informacji o zawodzie. Wersja ta zostaje skierowana przez instytucję odpowiedzialną za sporządzenie informacji o zawodach do recenzji (dwie recenzje niezależne).
Natomiast w przypadku zawodów z grupy B (lista 1000 zawodów), zespół ekspercki nie ma obowiązku przeprowadzania badań z udziałem przedstawicieli zawodu. Wówczas wstępny projekt informacji o zawodzie, po uwzględnieniu uwag z walidacji uzyskuje status pierwszej wersji projektu, który kierowany jest do recenzji (dwie recenzje niezależne). Więcej informacji znajduje się w elemencie „Cztery etapy tworzenia informacji o zawodzie”.
Ocena projektu informacji o zawodzie (recenzja, ewaluacja i druga walidacja)
Pierwszą wersję projektu informacji o zawodzie opiniuje dwóch recenzentów, posługując się formularzem recenzji. Zespół ekspercki ma prawo ustosunkować się do uwag recenzentów, korzystając z formularza „Odpowiedź zespołu eksperckiego na uwagi recenzentów pierwszej wersji projektu informacji o zawodzie”. Po niezbędnej modyfikacji treści powstaje druga wersja projektu informacji o zawodzie, która zostaje skierowana do procesu ewaluacji.
Ewaluatorzy reprezentują właściwe dla zawodu/grupy zawodów środowiska partnerów społecznych (organizacje pracodawców i pracowników, organizacje branżowe, Instytucje Rynku Pracy) i inne. Spotkanie tej grupy ekspertów ma formę panelu ewaluacyjnego prowadzonego przez moderatora – przedstawiciela instytucji sporządzającej informacje o zawodach. Moderatora wspomagają właściwi eksperci metodologiczni grup zawodów, których zadaniem jest protokołowanie spotkań i sporządzenie „Notatki z posiedzenia panelu ewaluacyjnego drugiej wersji projektu informacji o zawodzie” zawierającej uzgodnienia dotyczące poprawienia projektu informacji o danym zawodzie.
Ewaluatorzy przygotowują się do panelu, wypełniając „Arkusz oceny dla eksperta, członka panelu ewaluacyjnego projektu informacji o zawodzie”. Arkusz ten pełni funkcję pomocniczą do sporządzenia wspomnianej notatki i modyfikacji drugiej wersji projektu informacji o zawodzie oraz stanowi podstawę do dyskusji panelowej.
Efektem pracy panelu ewaluacyjnego jest trzecia wersja projektu informacji o zawodzie, która zostaje skierowana do drugiej oceny wewnętrznej zespołu ds. walidacji i jakości funkcjonującego przy instytucji odpowiedzialnej za sporządzanie informacji o zawodach.
Efektem drugiej walidacji wewnętrznej jest czwarta wersja projektu informacji o zawodzie, która zostaje skierowana do redakcji technicznej i językowej.
Redakcja techniczna i językowa informacji o zawodzie (piąta wersja projektu informacji o zawodzie)
Instytucja odpowiedzialna za sporządzanie informacji o zawodach przeprowadza redakcję merytoryczną czwartej wersji projektu informacji o zawodzie we własnym zakresie zgodnie z wytycznymi zawartymi w elemencie „Wymagania edytorskie i redakcyjne dotyczące tekstu informacji o zawodzie” i przekazuje je do redakcji ostatecznej do instytucji koordynującej ten proces dla 1000 zawodów (dotyczy to projektu INFODORADCA+). Efektem tego etapu jest piąta wersja projektu informacji o zawodzie, która powinna uzyskać akceptację MRPiPS (dotyczy to projektu INFODORADCA+) i spełniać wymagania publikacji w bazie danych na wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia.
W przypadku konsorcjum instytucji opracowujących informacje o zawodach (np. projekt INFODORADCA+) ten etap prac jest koordynowany i realizowany przez uzgodnionego partnera konsorcjum. Oznacza to, że wszystkie informacje o zawodach opracowane przez poszczególnych przedstawicieli konsorcjum po drugiej walidacji wewnętrznej (czwarta wersja projektu) poddawane są wewnętrznej redakcji z udziałem wyznaczonych specjalistów i dopiero po niej są przekazywane do instytucji odpowiedzialnej za końcową redakcję techniczną, językową i merytoryczną informacji o zawodach.
- Wszystkie cztery etapy opracowywania informacji o zawodzie realizowane są w sekwencji „liniowej”, bez możliwości zmiany kolejności.
- Niedopuszczalne jest, aby etapy prac były realizowane „równolegle”. Chodzi bowiem o to, aby przy tworzeniu informacji o zawodzie unikać powielania błędów, które są eliminowane w ramach poszczególnych etapów oceny i modyfikacji informacji o zawodzie.
- Sporządzana informacja o zawodzie ma 5 kolejnych wersji, które są doskonalone pod względem jakości na poszczególnych czterech etapach prac. Każda wersja (dokument papierowy i elektroniczny) informacji o zawodzie powinna być możliwa do zidentyfikowania (propozycja kodowania wersji – patrz element „Wymagania edytorskie i redakcyjne dotyczące tekstu informacji o zawodzie”). Wszystkie wersje dokumentów elektronicznych są gromadzone i przechowywane przez instytucję odpowiedzialną za sporządzanie informacji o zawodach, która powinna również zapewnić wstępną redakcję informacji o zawodach przed przekazanym ich do redakcji ostatecznej (technicznej, językowej i merytorycznej).
- Instytucja odpowiedzialna za sporządzanie informacji o zawodach powinna zapewnić stałe wsparcie doradcze i konsultacyjne (w trybie stacjonarnym i na odległość) zespołom eksperckim, recenzentom, ewaluatorom oraz ekspertom odpowiedzialnym za walidację i końcową jakość opracowań.
CYKL SPORZĄDZANIA INFORMACJI O ZAWODACH W PROJEKCIE INFODORADCA+
- Pełny cykl opracowywania informacji o zawodzie obejmuje przygotowanie pięciu kolejnych jego wersji opisu (od wstępnego projektu do wersji piątej). Wszyscy eksperci posługują się przedstawianymi wyżej, ujednoliconymi wzorami narzędzi i dokumentów.
- Kolejne wersje projektu informacji o zawodzie są modyfikowane przez zespół ekspercki z wykorzystaniem dokumentów (notatki z walidacji, ewaluacji, recenzji), których obieg jest koordynowany przez instytucję odpowiedzialną za sporządzenie informacji o zawodach.
- Każdy z ekspertów uczestniczących w tworzeniu informacji o zawodzie powinien dokładnie zapoznać się z wzorami dokumentów, które będzie wykorzystywał.
- W projekcie INFODORADCA+ wersja czwarta projektu informacji o zawodzie kończy prace projektowe realizowane przez zespół ekspercki.
- Wersja piąta (ostateczna po przeprowadzonej redakcji językowej, merytorycznej i technicznej) projektu informacji o zawodzie oraz po akceptacji Zmawiającego (MRPiPS) jest dostosowywana do formatu wymaganego do prezentacji w bazie danych na wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia.
- Obieg dokumentów (które będą miały postać elektroniczną) pomiędzy ekspertami a instytucją odpowiedzialną za sporządzanie informacji o zawodach powinien odbywać się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych narzędzi internetowych.