M3.07. Realizacja ewaluacji procesu mentoringu

Wróć do: M3: Ocena działań w zakresie mentoringu

5. Podsumowanie, komunikacja i refleksja na temat wyników ewaluacji

Wyniki ewaluacji można przekazywać na wiele różnych sposobów, aby rozpowszechniać jej rezultaty i opowiadać historię programu. Musisz mieć standardowy format wykorzystywany do przedstawiania wyników ewaluacji, niemniej jednak trzeba wiedzieć, dlaczego niektóre formaty przedstawiania i przekazywania wyników mogą być skuteczniejsze niż inne.

Są też różne opcje wyświetlania wyników ewaluacji, a obszar wizualizacji danych i analizy wizualnej zwiększył się z powodu dostępności dużych ilości danych, wraz z rozwojem technologii w zakresie dostępu, obsługi i wyświetlania danych. W końcu trzeba pozostać skupionym na tym, co chcemy przekazać, dlaczego i komu.
Uczestnictwo na tym etapie procesu ewaluacji jest kluczowe, bo skuteczne podsumowania i komunikacja wyników ewaluacji pomoże:

  • Rozpowszechnić wiedzę
  • Ułatwić zrozumienie
  • Potwierdzić lub podważyć teorie lub dotychczasowe sposoby myślenia
  • Świadomie podejmować decyzje i działania

Nie trzeba czekać do końca programu, aby podzielić się wynikami i wglądem. Można dzielić się wynikami w środku programu, dopóki precyzuje się, że to są wyniki pośrednie i wstępne.

Komunikacja i zgłaszania wyników ewaluacji
O co spytać przed podsumowaniem wyników
Po zebraniu i analizie danych trzeba określić, jak skutecznie podsumowywać wyniki, aby można było wystarczająco dobrze przekazać wyniki interesariuszom. Czasem można mieć znacznie więcej danych niż jest się w stanie skutecznie przekazać.
Aby ułatwić ten proces, wypełnij poniższą tabelkę.

Wskazówki dotyczące radzenia sobie z potencjalnie negatywnymi wynikami:
Od początku podkreślaj stosowanie ewaluacji do uczenia się.

  • Uwzględnij najważniejszych interesariuszy w projekcie i wdrożeniu ewaluacji i przekazuj je poprzez proces ewaluacji, aby nie było niespodzianek.
  • Pomyśl o tym, co powiedzieć i jak to powiedzieć z perspektywy interesariuszy dowiadujących się o wynikach ewaluacji.
  • Podziel się negatywnymi rezultatami w omówionym formacie, aby można było skutecznie ułatwić proces uczenia się i ograniczyć prawdopodobieństwo nieporozumienia.
  • Nie zaczynaj raportu lub dyskusji od negatywnych wyników. Zamiast tego, zacznij od wyników pozytywnych i używaj słów oraz fraz takich jak „osiągnięcia", „jak możemy poprawić" i „pracować nad rozwojem".

Prostota
Najważniejszą zasadą skutecznej komunikacji wyników jest dbanie o prostotę prezentacji. Unikaj zakłócania informacji liniami, kolorami, cieniami lub czymkolwiek innym, co może zwiększyć atrakcyjność, ale odciąga uwagę od treści. Aby ułatwić rozumienie materiału czytelnikowi, uwzględniaj tylko istotne, krytyczne informacje.

Sposoby prezentacji danych z ewaluacji
Jeżeli masz plan komunikacyjny i rozumiesz znaczenie prostego przedstawienia wyników, możesz omówić najlepszy sposób na prezentację wyników według danych jakościowych i ilościowych. Wizualizacja danych to rosnący obszar i pojawia się wiele materiałów na temat skutecznego przekazywania danych. Gdy prezentujesz wyniki, warto pamiętać o następujących elementach:

  • Zwróć uwagę oglądającego na treść, a nie na metodę, projekt graficzny itp.
  • Unikaj wszelkiego fałszywego przedstawienie danych.
  • Zapewniaj czytelne etykiety.
  • Unikaj małego druczku.

Wykresy
Wykresy skutecznie pokazujące wzorce lub trendy w czasie uwzględniają grafiki przedstawiające czas na jednym wymiarze (np. oś x), a pozycję, dla której obserwuje się zmianę na drugim wymiarze (np. oś y).
Wykresy skutecznie pokazujące rozkład odpowiedzi w dwóch wymiarach, w tym wykresy rozrzutu i histogramu
Wykresy pomagające w porównaniu dwóch lub więcej grup uwzględniają wykresy kolumnowe, wykresy słupkowe grupowane, wykresy kolumnowe równoczesne i zebrane wykresy kolumnowe

Refleksja na temat sposobów prezentacji danych z ewaluacji
Interesariusze chętniej wykorzystują wyniki ewaluacji, jeżeli rozumieją jej cel i wnoszą wkład w jej projekt, wdrożenie, interpretację i zastosowanie wyników.
Nie wystarczy jednak tylko podsumować i przekazać wyniki. Ważne jest podjęcie kolejnego kroku, który uwzględnia refleksję nad wynikami i ich implikacje, jak również planowanie sposobów ich użycia. W przeciwnym razie, cały proces ewaluacji traci wartość. Pamiętaj, że ewaluacja musi zapewniać przydatne informacje, aby umożliwić podejmowanie świadomych decyzji i kształtować program tak, by był możliwie najskuteczniejszy.
Istnieją jednak przeszkody w refleksji nad wynikami i planowaniu sposobów na ich użycie, w tym:

  • Lęk przed byciem ocenianym przez interesariuszy – szczególnie, jeżeli dostarcza się niekorzystne wyniki.
  • Zaniepokojenie z powodu czasu i wysiłku włożonego w to, by zebrać interesariuszy celem omówienia i analizy wyników.
  • Niechęć do zmian, która może wpłynąć na sposób, w jaki rzeczy robiono kiedyś.
  • Nieodpowiednia komunikacja i system dzielenia się wiedzą, które wpływają na to, jak, kiedy i z kim informacja zostanie udzielona.
  • Pracownicy niezainteresowani wynikami z wielu przyczyn.
  • Ograniczenia organizacyjne, takie jak niewielki budżet i możliwości personelu w zakresie realizacji innych funkcji uważa się za ważniejsze.
  • Zaniepokojenie wynikami negatywnymi.

Użycie wyników ewaluacji
Po uzyskaniu wyników, trzeba się zgodzić na to, jak będą wykorzystywane. Np.:

  • Doskonalenie strategii, inicjatywy lub programu
  • Wzrost odpowiedzialności
  • Edukacja lub budowanie świadomości
  • Wykorzystywanie wsparcia (np. dodatkowe finansowanie)
  • Generowanie nowej wiedzy (tj. poprawić skuteczną praktykę)
  • Replikowanie i skalowanie programu
  • Opracowanie zaleceń do kolejnych etapów
  • Dostosowanie projektu ewaluacji i procesu