M3.06. Przygotowanie ewaluacji procesu mentoringu

Wróć do: M3: Ocena działań w zakresie mentoringu

3. Interesariusze

W ewaluację zaangażowanych jest wielu interesariuszy, więc trzeba dokładnie się zastanowić, jak informacje i wyniki udzielone interesariuszom, w tym ewaluatorowi, mogą zostać wykorzystane (lub nadużyte). Dlatego też należy zapewnić, ze dane zebrane do ewaluacji nie mogą zostać wyrwane z kontekstu lub błędnie zinterpretowane. W przypadku, gdy ewaluator jest wskazany, należy pracować z nim nad tą kwestią.
Pierwszym krokiem w procesie identyfikacji i angażowania interesariuszy jest odpowiedź na pytanie:

Należy wziąć pod uwagę, kto jest zainteresowany informacją o ewaluacji programu i określić, kto jest zainteresowany odpowiedziami na takie pytania, jak:

  • Czy program mentoringu jest zgodny z tym, co planowano? Kto skorzysta lub straci na sposobie realizacji programu?
  • Czy uczestniczy odnoszą taką korzyść z wdrożenia programu, jak chciano?
  • Kto skorzysta lub straci w przypadku pozytywnej i negatywnej odpowiedzi?
  • Czy program mentoringu wywiera wpływ? Kto skorzysta lub straci w przypadku pozytywnej i negatywnej odpowiedzi?
  • Czy wyniki oddziałują na zasady? Kto skorzysta lub straci w przypadku pozytywnej i negatywnej odpowiedzi?

Uwzględnienie różnych rodzajów interesariuszy
Poniższa tabelka może pomóc w identyfikacji potrzeb interesariuszy względem programu mentoringu w organizacji:

Interesariusze Dlaczego są zainteresowani dowiedzeniem się, jak przebiega realizacja programu?
Organy finansujące Chcą wiedzieć, czy ich inwestycje zostały dobrze spożytkowane. Jeżeli program mentoringu nie spełnia oczekiwań, chcą wiedzieć, dlaczego i podejmować decyzje o kontynuowaniu finansowania programu lub rozwijaniu możliwości programu (lub nie) na podstawie wyników.
Personel programu Chce wiedzieć, czy wykonuje swoją pracę prawidłowo i czy dają podopiecznym pozytywne zmiany, jak określono w planie mentoringu. Jeżeli nie, chce użyć informacji, aby udoskonalić program.
Członkowie zarządu Chcą się dowiedzieć o postępach programu i oddziaływaniu, jakie wywiera (lub nie) na pracowników (podopiecznych). Jeżeli wywiera wpływ, chcą użyć tej informacji w celu zdobywania środków. Jeżeli nie, chcą rozwiązać problemy, których program doświadcza.
Uczestnicy programu Podopieczni chcą Ci powiedzieć, czy i jak program pomaga im w realizacji ich celów zawodowych. Chcą wiedzieć, czy wyniki pasują do tego, czego doświadczyli. Jeżeli nie, chcą pomóc programowi w lepszym uchwyceniu rezultatów, których doświadczyli.

Wykorzystanie ewaluacji przez różne rodzaje interesariuszy
Różni interesariusze prawdopodobnie użyliby ewaluacji do różnych celów, wytwarzając pewne
korzyści, ale też potencjalne ryzyka, których można by było uniknąć, mając najpierw odpowiednią strategię.
Poniższa tabela zawiera ogólne przykłady pomagające w zrozumieniu korzyści i ryzyk dla każdej grupy raz tego, jak można uniknąć ryzyk, najlepiej jak się potrafi, gdyż każda sytuacja jest inna.

Korzyści i potencjalne zagrożenia ewaluacji

Grupa interesariuszy Wyniki ewaluacji mogą pomóc tej grupie poprzez... Wyniki ewaluacji mogą zaszkodzić tej grupie poprzez... Aby zmniejszyć ryzyko, należy...
Organy finansujące Pokazanie, że granty były przydatne i zostały skutecznie wykorzystane. Podkreślenie, że organ finansujący nie może finansować grantów, które nie działają i cofnąć środki. Zaangażować uczestników programu wcześniej, aby zrozumieć, co uważają za sukces i omówić ich potrzeby w zakresie informacji.
Personel programu Pokazanie, że ich wysiłki w programie mają znaczenie. Pokazanie, że ich wysiłki w programie nie mają znaczenia. Może to prowadzić do cięć budżetowych, a nawet redukcji personelu. Wcześniej pracować z personelem, aby zapewnić, że pytania ewaluacyjne pasują do wymogów dotyczących zasobów.
Członkowie zarządu Identyfikację obszarów, w których organizacja robi różnicę. Identyfikację słabszych obszarów w przywództwie organizacji non-profit, jej systemach administracyjnych i finansowych oraz codziennych działaniach. Zaangażować członków zarządu w projekt i wdrożenie ewaluacji.
Podopieczni Wzmocnienie, kontynuację lub rozszerzenie programów, w których mogą nadal uczestniczyć i czerpać z nich korzyści. Wyeliminowanie możliwości oferowanych przez programy. Zaangażować ich wcześniej, aby mogli wyobrazić sobie, jak wygląda udany program mentoringu, i aby pokazać im, jakie korzyści da im uczestnictwo w nim.

Korzystając z drugiej tabeli jako przykładu, wypełnij tabelę dotyczące ryzyka. Należy pracować z każdą grupą interesariuszy, aby zaplanować i podjąć kroki w celu zapobieżenia nieporozumieniom dotyczącym ewaluacji i niewłaściwego użycia wyników.