M2.03. Analiza warunków istotnych dla procesu mentoringu w miejscu pracy

Wróć do: M2: Realizacja działań w zakresie mentor...

3. Zasady i procedury organizacyjne odpowiednie dla procesu mentoringu

Jednym z kluczowych elementów programu mentoringu jest Podręcznik zasad i procedur, zapewniający ład organizacyjny i przewodnictwo w realizacji usług określających zasady, procedury i obowiązki.
Program mentoringu powinien zawierać formalne zasady, procedury i obowiązki, aby zapewniać realizację celów. Zasady i procedury należy ustalić co najmniej dla następujących aspektów:

  • Czas trwania relacji mentoringu (tj. 6 miesięcy, 1 rok itp.);
  • Zasady dopasowania (podopiecznych do mentorów);
  • Role i obowiązki kierownika programu, mentorów, podopiecznych i innych interesariuszy;
  • To, czy uczestnictwo w działaniach grupy programu mentoringu jest obowiązkowe lub opcjonalne;
  • Radzenie sobie z niedopasowaniem podopiecznego-mentora;
  • Zamknięcie (relacji mentoringu).

Jest wiele różnych aspektów determinujących wysokiej jakości program mentoringu, a pisemne zasady i procedury mogą się znacznie przyczynić do długoterminowej stabilności i bezpieczeństwa programu mentoringu poprzez:

  • Zapewnienie dokumentacji wizji i zasad operacyjnych organizacji. Podręcznik zasad i procedur stanowi wyraźne określenie misji programu, wartości i wizji i zapewnia ramy, które definiują zasady operacyjne i procesy programu mentoringu.
  • Przekazanie personelowi jasnych wytycznych dotyczących tego, jak zarządzać programem. Podręcznik zasad i procedur zapewnia szczegółowe instrukcje krok po kroku dotyczące tego, jak zarządzać programem mentoringu i jasno określa role pracowników, oczekiwania firmy i wytyczne operacyjne dotyczące rutyny.
  • Rozwiązywanie problemów zarządzania ryzykiem. Podręcznik zasad i procedur to podstawa planu zarządzania ryzykiem, ponieważ zapewnia jasne i wyraźne instrukcje dotyczące tego, jak każda część programu mentoringu będzie administrowana. Opracowanie podręcznika zasad i procedur pomoże wyeliminować niepewności dotyczące tego, jak bezpiecznie, skutecznie i spójnie realizować program mentoringu.
  • Zapewnienie spójnych operacji pomimo możliwej rotacji kluczowych pracowników. Jeżeli zasady i procedury nie są udokumentowane, organizacja ryzykuje utratę kluczowej wiedzy na temat działań programu, w razie odejścia istotnego pracownika. Dzięki jasnemu uszczególnieniu w formie pisemnej sposobu realizacji programu mentoringu, możliwa jest minimalizacja utraty wiedzy organizacyjnej i zakłócenia programu. Podręcznik zasad i procedur pomoże zachować ciągłość usług programu oraz wesprze mentora w szkoleniu nowych pracowników.
  • Stanowienie strategii powielania i rozszerzania programu. Podręcznik zasad i procedur stanowi spójny model rozszerzania lub powielania programu.
  • Stanowienie punktu odniesienia dla ciągłej poprawy. Chociaż opracowanie podręcznika zasad i procedur to ciężka praca, to ważne zadanie zmusza organizację do zbadania swojego programu mentoringu i bycia uczciwym na temat struktury bieżących praktyk programu. Po zapisaniu, podręcznik zasad i procedur zapewnia konkretny punkt wyjścia, który umożliwi ciągłą poprawę i doskonalenie programu mentoringu.

Zasady

Zasady to stwierdzenia programowe na wysokim poziomie, które obejmują cele programu mentoringu i definiują to, co jest akceptowalne, aby zapewnić sukces programu oraz skuteczne i spójne działania programowe. Zasady są kluczowe dla tego, aby program mentoringu realizował swoje cele, a opracowuje się je przeważnie dla działań programowych, które są obowiązkowe i z natury nienegocjowalne. Np. zasada może dotyczyć poziomu kontroli, jakie wszyscy mentorzy muszą zrealizować lub tego, czy program umożliwia interakcje poza kontekstem i godzinami pracy pomiędzy mentorami i podopiecznymi. Zasady są zwyczajowo zatwierdzane i monitorowane przez radę w dziale zasobów ludzkich firmy.

Procedury

Procedury to stwierdzenia opisujące sposób, w jaki dana funkcja operacyjna jest wdrażana i zarządzana w programie mentoringu. Procedury to krótkie stwierdzenia, opisujące proces krok po kroku niezbędny do wdrożenia zasad i praktyk innej organizacji. Procedury często uwzględniają to, kto powinien realizować zadania oraz kiedy trzeba je wykonać. Przykłady procedur programu mentoringu uwzględniają proces prowadzenia sprawdzenia danych, etapy, które pracownicy będą realizować podczas dopasowywania mentora i podopiecznego oraz proces sekwencyjny dla zamknięcia dopasowania pomiędzy mentorem i podopiecznym. Procedurami zazwyczaj zarządza koordynator programu mentoringu lub inni pracownicy, ale mogą one też wymagać zatwierdzenia dyrektora zarządzającego oraz/lub zarządu.